Przez zgłoszenie rozumie się powiadomienie o nagannych okolicznościach w miejscu pracy.
Przykładami nagannych okoliczności, które może Pan/Pani zgłosić poprzez ten kanał mogą być mobbing/nękanie, prześladowanie, dyskryminacja, rasizm, nadużywanie alkoholu lub narkotyków, podejrzenie nieprawidłowości finansowych, kradzież, oszustwo, korupcja, sprzeniewierzenie funduszy, okoliczności zagrażające bezpieczeństwu pracy, oraz zagrożenia zdrowotne lub inne zjawiska, które Pan/Pani uważa za naganne, i o których powinno dowiedzieć się kierownictwo, aby móc je wyeliminować.
Może Pan/Pani wybrać, w jakim stopniu zgłoszenie ma być anonimowe:
1. Podaj dane kontaktowe (Brak anonimowości)
Może Pan/Pani zdecydować się na podanie nazwiska i danych kontaktowych, tak aby kancelaria adwokacka SANDS mogła ewentualnie skontaktować się z Panem/Panią w celu zasięgnięcia dalszych informacji, oraz informować o biegu sprawy. Osoba odpowiedzialna za rozpatrywanie sprawy w miejscu pracy, którego zgłoszenie dotyczy, będzie również mogła otrzymać informacje o tożsamości osoby zgłaszającej.
2. Częściowa anonimowość
Na kwestionariuszu zgłoszeniowym może Pan/Pani wybrać, czy pragnie zachować anonimowość w stosunku do osób kontaktowych w miejscu pracy, którego zgłoszenie dotyczy. Oznacza to, że kancelaria SANDS nie może ujawnić pracodawcy tożsamości zgłaszającego bez jego uprzedniej zgody. Kancelaria adwokacka ma ustawowy obowiązek zachowania ścisłej tajemnicy, co gwarantuje Panu/Pani pełną ochronę tożsamości, jeżeli pragnie Pan/Pani zachować anonimowość w stosunku do zakładu pracy.
3. Załóż konto użytkownika anonimowego (Pełna anonimowość)
Może Pan/Pani wybrać pełną anonimowość tak, aby ani zakład pracy, którego zgłoszenie dotyczy, ani kancelaria adwokacka SANDS, nie mogli wykryć Pana/Pani tożsamości. W takim przypadku zachęcamy do zarejestrowania nazwy użytkownika i hasła, aby mógł(a) Pan/Pani zalogować się na swoje konto użytkownika i śledzić dalszy tok sprawy. Ani SANDS, ani pracodawca nie będą mieli możliwości wykrycia Pana/Pani tożsamości – ani przy składaniu zgłoszenia, ani przy logowaniu się przez Pana/Panią przy użyciu swojej nazwy użytkownika i hasła.
Wypełniony formularz zgłoszenia zostanie przesłany bezpośrednio do niezależnego podmiotu odbierającego zgłoszenia - kancelarii SANDS. Potwierdzenie będzie widoczne na ekranie po przyjęciu zgłoszenia.
SANDS przyjmie zgłoszenie, przeprowadzi ocenę wstępną i powiadomi osobę odpowiedzialną za monitorowanie zgłoszeń u Pana/Pani pracodawcy, która to osoba następnie rozważy dalsze działania po naradzeniu się z SANDS. Zakład pracy postanowi, w jaki sposób sprawa będzie monitorowana dalej i czy zgłoszenie opisuje okoliczności wymagające dokładniejszego zbadania i/ lub działań korygujących ze strony zakładu pracy.
Niezależny kanał zgłoszeniowy zadba o anonimowość zgłaszającego, jeżeli ten wybrał alternatywę “Pełna anonimowość”, co uniemożliwi zarówno SANDS, pracodawcy jak i innym osobom/podmiotom wykrycie tożsamości zgłaszającego.
Anonimowość zgłaszającego zapewniona jest w ten sposób , że rozwiązanie to nie jest zaprojektowane ani zainstalowane na żadnej znanej platformie internetowej, natomiast jest utworzone wyłącznie w języku vbscript i znajduje się na serwerze, do którego dostęp mają tylko pracodawca i SANDS. Żadne informacje o zgłaszającym nie są zapisywanie na tym serwerze, o ile sam zgłaszający nie ujawnił tam danych kontaktowych. Żadne informacje nie będą zapisane w komputerze zgłaszającego.
Ani SANDS, ani zakład pracy nie będą mieli możliwości wykrycia tożsamości, o ile zgłaszający sam nie poda takich informacji. Adres-IP nie będzie zapisany w logu i nie będzie możliwe elektroniczne wykrycie zgłaszającego. Nadesłany kwestionariusz będzie zapisany na zabezpieczonym serwerze.
Jeżeli podał(a) Pan/Pani dane kontaktowe, to otrzyma Pan/Pani w krótkim czasie informację zwrotną o sposobie rozpatrzenia sprawy. Wiadomość zwrotna zawiera zazwyczaj informacje o trybie rozpatrzenia sprawy i wyniku końcowym. Może Pan/Pani otrzymać też informacje w toku rozpatrywania sprawy, jeżeli proces zabierze dłuższy czas.
Jeżeli wybrał(a) Pan/Pani całkowitą anonimowość, to SANDS będzie miał możliwość poinformowania o dalszym monitorowaniu sprawy tylko w przypadku, jeżeli zarejestruje Pan/Pani nazwę użytkownika i zaloguje się na swoją własną, anonimową stronę. Ani SANDS, ani zakład pracy nie będą mieli możliwości wykrycia tożsamości zgłaszającego o ile zgłaszający sam jej nie ujawni.
Według ustawy o ochronie warunków i środowiska pracy § 2 A-1 pracownik ma prawo do zgłoszenia nagannych zdarzeń i zachowań zaistniałych w miejscu pracy. Zgłoszenie musi być złożone we właściwy sposób i skorzystanie z prezentowanej tu usługi zgłaszania za taki właśnie się uważa. Wymóg ten zakłada również że informacje zawarte w zgłoszeniu są prawdziwe. Ewentualne wątpliwości powinny wynikać z treści zgłoszenia. Zgodnie z ustawą o ochronie warunków i środowiska pracy § 2 A-4 zabronione są działania odwetowe wobec pracownika który złożył zgłoszenie we właściwy sposób. Takie działania mogą stanowić podstawę do żądania rekompensaty od pracodawcy.